Verbreitung und Nutzen von Workflowsystemen in Unternehmen

In der vorliegenden Abschlussarbeit geht es um die Verbreitung und den Nutzen von Workflowsystemen. Die Eigenschaften solcher Systeme liegen in einer übergreifenden Zusammenarbeit sowie der Arbeitsteilung unterschiedlicher Teilnehmer. Aus Unternehmersicht sollen die internen Geschäftsprozesse durch den Einsatz solcher Systeme nachhaltig verbessert werden.

In immer schnelllebigeren Zeiten sind Faktoren wie Zeitersparnis und Automatisierungen von Abläufen wichtige Aspekte, aus welchen sich ein Unternehmen unbedingt Nutzen ziehen sollte. Unternehmen müssen sich die Frage stellen, wie sich wiederholende Vorgänge weitgehend automatisiert werden können.

In meiner Thesis soll nun verdeutlicht werden, wie Workflowsysteme dabei helfen können Unternehmen insofern zu unterstützen, dass sowohl die Qualität eines Prozessablaufes verbessert wird, sowie gleichzeitig die Bearbeitungszeit verkürzt wird.

Zu Beginn befassen wir uns mit den Grundlagen von Prozessabläufen. Angefangen mit den Grundbegriffen des Prozessmanagements, wird schließlich die Zielsetzung eines erfolgreichen Geschäftsprozessmanagements analysiert.

Dass die ermittelten Ziele mit Hilfe von Workflowsystemen unterstützt werden können, sollen die folgenden Kapitel darlegen.

Es soll verdeutlicht werden, dass für Unternehmen ab einer bestimmten Größe, der Einsatz eines Workflowsystems, eine Steigerung der Effektivität, sowie eine deutliche Beschleunigung eines Ablaufprozesses, zur Folge haben kann.

Sowohl technische als auch unternehmensinterne Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um ein Workflowsystem erfolgreich implementieren zu können.

Um das Thema zuveranschaulichen werden immer wieder Beispiele oder Modelle dargestellt. Ein Praxisbeispiel zum Ende der Thesis soll die tägliche Arbeit mit einem Workflowsystem verdeutlichen. Hierbei werden mit Hilfe einer Kundenreklamation verschiedene Workflowschritte angezeigt. Eine durchgeführte Kurzumfrage soll die Beurteilung durch Anwender verdeutlichen.

Kapitel 3., Systemanforderungen und Aufbau eines Workflowmanagementsystems:

Systemanforderungen:

Es existieren verschiedene Anforderungen welche an ein WfMS gestellt werden. Im günstigsten Fall erfüllt ein WfMS die fünf folgenden Eigenschaften.

- Erweiterbarkeit.

- Anpassbarkeit.

- Wiederverwendbarkeit.

- Offenheit.

- Skalierbarkeit.

Zum Ersten ist die Erweiterbarkeit eine Grundvoraussetzung in den heutzutage so dynamischen Zeiten. Der Wettbewerb ist deutlich schnelllebiger geworden. Sowohl die Erweiterbarkeit, als auch die Anpassbarkeit müssen gegeben sein, um auf sich möglicherweise ändernde Kundenwünsche und – anforderungen entsprechend reagieren zu können. Im besten Fall kann sogar eine dynamische Anpassbarkeit von Abläufen unterstützt werden.

Der dritte Punkt, die Wiederverwendbarkeit, soll sicherstellen, dass bei einer möglichen Weiterentwicklung von WfMS auf vorhandene Komponenten zurückgegriffen werden kann. So sollten beispielsweise abgeschlossene Workflows weiterhin zur Verfügung stehen und immer noch eingesetzt werden können.

Um den Kostenrahmen durch die Einführung eines WfS nicht zu sprengen, sollte durch eine entsprechende Offenheit von WfS gewährleistet werden, dass bereits existierende Hard - und Softwaresysteme, die ebenfalls benötigt werden, eingebunden werden können.

Durch den letzten Punkt, der Skalierbarkeit, soll ermöglicht werden, dass Prozesse auch bei einer hohen Anzahl an Workflow-Instanzen effizient ausgeführt werden können.

Technische Architektur:

Generell lassen sich zwei verschiedene Typen von Architekturen unterscheiden. Zum einen die sog. „form-based Architektur“ und zum anderen die sog. „engine-based Architektur“.

Form-based Architektur:

Beginnen werden wir mit der „form-based Architektur“. Diese Art der Architektur basiert auf Eingabemasken. Die Prozesslogik wird durch eine Interaktion von Eingabemasken und einem Mailsystem ausgeführt. Die verschiedenen Aufgaben sind durch einen Messaging Service vordefiniert. Der Benutzer agiert mit einer oder mehreren Eingabemasken. Das System hat jederzeit Zugriff auf die Datenbank, um die benötigten Daten bereitstellen zu können. Jeder Benutzer hat bestimmte Zugriffsrechte, nach denen die Datenbank die benötigten Daten zur Verfügung stellt. Hierbei findet durchgehend eine Interaktion zwischen den einzelnen Aufgaben statt. Dies geschieht durch Nachrichten, die über die Beendigung der vorangegangenen Aufgaben informieren. Die Anwendungen legen ihre Nachrichten in einer lokalen Warteschlange ab, durch die sie wiederum auch ihre Nachrichten empfangen. Hierdurch soll eine asynchrone Kommunikation zwischen den einzelnen Aufgaben gewährleistet werden. Des Weiteren ermöglichen diese Warteschlangen eine Kommunikation zwischen verschiedenen Plattformen und Protokollen.